Co to jest apostille?
Apostille to urzędowe poświadczenie, że dany dokument jest autentyczny, czyli został wydany przez właściwy urząd. Dzięki takiemu poświadczeniu możesz używać dokumentu za granicą. Apostille jest wymagane przez urzędy w Norwegii przy załatwianiu niektórych formalności.
Apostille nadaje się, jeżeli dokument ma być użyty w państwie będącym stroną konwencji haskiej z 1961 roku o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Zarówno Polska jak i Norwegia ratyfikowały tę konwencję. Dzięki zaopatrzeniu w apostille dokument może być przedłożony odpowiednim organom i instytucjom w Norwegii bez potrzeby dodatkowych legalizacji.
Kiedy potrzebujemy apostille w Norwegii?
Często są to sprawy związane z rejestrem ludności (Folkeregister), który jest administrowany przez norweski urząd podatkowy (Skatteetaten) oraz w przypadku rejestracji pobytu i ubieganiu się o prawo stałego pobytu w Norwegii (sprawy załatwiane przez UDI). Na przykład, gdy ktoś chce przeprowadzić łączenie rodzin w Norwegii wymagane jest przedstawienie aktu ślubu lub aktu urodzenia zaopatrzonego właśnie w apostille. Tak samo, gdy osoby mieszkające w Norwegii chcą zarejestrować maleństwo zawarte poza Norwegią.
Pamiętaj! Jeżeli zamówiłeś termin "na UDI" w celu rejestracji małżonka lub dziecka musisz posiadać odpowiednie akty stanu cywilnego (akt ślubu, akt małżeństwa) zaopatrzone w apostille. Bez tego urzędnik z reguły nie przyjmie Twojego wniosku.
Jak uzyskać apostille w Polsce i w Norwegii?
Apostille w Polsce
W Polsce nadawaniem apostille zajmuje się Ministerstwo Spraw Zagranicznych, a konkretnie Referat ds. legalizacji MSZ. Wniosek możesz złożyć osobiście, przez osobę trzecią lub korespondencyjnie. Wizyta w urzędzie możliwa jest wyłącznie po wcześniejszej elektronicznej rezerwacji terminu w systemie e-Konsulat.
Jeżeli chcesz, aby wydano Ci apostille podczas osobistej wizyty w urzędzie:
- umów wizytę online (tutaj),
- pobierz, wydrukuj i wypełnij wniosek (możesz też wypełnić go na miejscu przed wizytą),
- wnieś opłatę skarbową.
Jeżeli online zarezerwujesz termin do złożenia wniosku osobiście, co do zasady apostille powinieneś otrzymać od ręki.
Dokumenty, które mają być zaopatrzone w apostille możesz również wysłać pocztą do Referatu ds. legalizacji dokumentów, także z zagranicy.
Adres korespondencyjny urzędu:
Referat ds. Legalizacji
Ministerstwo Spraw Zagranicznych
al. Szucha 21
00-580 Warszawa
Kontakt:
tel.: +48 22 250 01 16
Referat ds. legalizacji MSZ nada apostille zgodnie z informacjami umieszczonymi w przesłanym wniosku oraz wniesioną opłatą. Następnie odeśle dokument na wskazany adres wnioskodawcy (także zagraniczny - jeżeli wniosek był wysłany z zagranicy).
Czas realizacji wniosku wysłanego listownie wynosi do 30 dni od daty wpływu do urzędu.
Przy poświadczaniu dokumentów drogą korespondencyjną należy koniecznie dołączyć do przesyłki:
- wniosek o poświadczenie dokumentów klauzulą apostille,
- swój adres zwrotny i dane kontaktowe,
- dowód wniesienia opłaty skarbowej – potwierdzenie przelewu bankowego.
UWAGA!
Nie jest możliwe przesłanie opłaty gotówką wraz z wnioskiem. Wnioski takie nie będą realizowane, a przekazane środki będą zwracane przelewem pocztowym po potrąceniu jego kosztów.
Apostille w Norwegii
Czasem zdarza się odwrotna sytuacja i możesz potrzebować uzyskać apostille na dokumencie wystawionym w Norwegii w celu przedłożenia go w polskim urzędzie lub innej instytucji publicznej. Organem właściwym do nadania apostille w Norwegii jest Statsforvalter, czyli odpowiednik wojewody. Dokumenty do legalizacji możesz dostarczyć osobiście lub wysłać tradycyjną pocztą. Powinieneś wtedy:
- opisać w jakim państwie mają być przedłożone dokumenty,
- podać swój adres, na jaki urząd ma odesłać dokument zaopatrzony w apostille,
- podać numer teleofnu, pod jakim urząd może się z Tobą kontaktować w razie potrzeby.
Dodatkowe informacje oraz adresy do wysłanie dokumentów w celu uzyskania apostille w poszczególnych regionach (fylke) znajdziesz na stronie: statsforvalteren.no
Jakie dokumenty mogą być zaopatrzone w apostille?
Możliwe jest nadanie apostille w przypadku następujących dokumentów:
- akty stanu cywilnego (np. akt małżeństwa, akt urodzenia),
- tłumaczenia przysięgłe,
- akty notarialne,
- dokumenty sądowe,
- dokumenty handlowe,
- dokumenty wydawane przez wyższe uczelnie (np. dyplomy),
- świadectwa szkolne, świadectwa dojrzałości, dyplomy, zaświadczenia wydawane przez okręgowe komisje egzaminacyjne,
- zaświadczenia o niekaralności,
- dokumenty dotyczące kwalifikacji w zawodach medycznych,
- odpisy z KRS,
- dyplomy mistrzowskie i świadectwa rzemieślnicze,
- dyplomy doktorskie i habilitacyjne wydane przez PAN i instytuty naukowe,
- odpisy z CEDIG,
- inne dokumenty urzędowe.
Jak wnieść opłatę skarbową?
Opłata skarbowa za apostille wynosi 60 zł za każdy poświadczany dokument.
Opłaty można dokonać:
- w kasie Urzędu m.st. Warszawy przy ul. Nowogrodzkiej 43,
- dowolnej placówce pocztowej
- przelewem na konto przed wizytą (potwierdzenie wpłaty/przelewu należy dołączyć do wniosku).
Bank Handlowy w Warszawie S.A.
Odbiorca: Centrum Obsługi Podatnika
Numer rachunku: 21 1030 1508 0000 0005 5000 0070
Dla płatności z zagranicy:
SWIFT CODE: CITIPLPX
IBAN: PL21 1030 1508 0000 0005 5000 0070
Tytuł przelewu: opłata skarbowa za wydanie apostille
Potwierdzenie wpłaty/przelewu należy dołączyć do wniosku.
Nie ma możliwości dokonania opłaty skarbowej na miejscu w Urzędzie.
Nie jest możliwe przesłanie opłaty gotówką wraz z wnioskiem. Wnioski takie nie będą realizowane, a przekazane środki będą zwracane przelewem pocztowym po potrąceniu jego kosztów.
Masz pytania? Potrzebujesz pomocy w sprawach urzędowych w Norwegii? Skontaktuj się z nami!
Informacje zawarte w tym artykule pochodzą ze strony polskiego MSZ (bezpośredni odnośnik).
